Inventario

Políticas de inventarios

     Las políticas para el control de inventarios, son aquellas que establecen las directrices bajo las cuales se  definirán y desarrollaran los procedimientos para la planeación, ejecución, investigación y ajuste de diferencias a los inventarios realizados por la administración de la compañía. Las mimas deben ser revisadas periódicamente con el fin de ajustarlas a las necesidades reales de la compañía. La correcta elaboración y aplicación de las políticas para el control de inventarios, contribuye notoriamente a incrementar la rentabilidad de la gestión, si se basan en la premisa de que cuanto menor sean el costo logístico más eficiente será el proceso.

     La política de reemplazo, son los pasos, requerimientos y normativas que elabora empresa para reemplazar partes o productos que hayan fallado, la misma debe especificar cuando los reemplazos se efectúan de forma interna o de forma externa involucrando a agentes externos a la compañía como proveedores o clientes. La misma debe estar adapta a la aplicación de tecnologías. Es por ello que la empresa debe adoptar una metodología de análisis enfocada a lograr la máxima disponibilidad de los equipos e instalaciones, a través de estrategias efectivas que conduzcan al balance óptimo en la relación costo-beneficio

     Las políticas de reemplazo más usadas son las de reemplazar el ítem una vez este falla o reemplazar todos los ítems después de un tiempo prudencial dependiendo el ítem en cuestión. A medida que aumenta la automatización de las empresas y la expansión de las mismas obliga a tener más activos que mantener, y con ello el número de variedad de fallas posibles, así como la cantidad de repuestos necesarios para reparar estas fallas. Considerando que los almacenes de repuestos hoy en día son una gran inversión de capital para la empresa, ya que los mismos están conformados por miles de ítems, algunos de los cuales no serán utilizados en toda la vida operativa de la planta.

     Sin embargo, si no se cuenta con los repuestos necesarios cuando son requeridos, pueden originarse problemas los cuales pueden llegar hasta paralizar la producción en general. La políticas de gestión de repuestos y materiales, son las pautas previamente establecidas que mantienen el orden y equilibrio en cuanto a materiales y repuestos existentes en los inventarios de la empresa, especificando mecanismos para determinar los requerimientos reales de repuestos y materiales para el pleno funcionamiento de nuestros activos, y así evitar la caída de disponibilidad de estos en la planta, evitando al mismo tiempo incurrir en costo innecesarios de comprar repuestos que no se necesiten.

     Existen tres tipos de políticas; las políticas correctivas, las cuales son acciones concretas que tiene lugar al producirse la avería o en el momento que se detectan condiciones de funcionamiento que afectan de manera importante del servicio que presta la máquina. La segunda es la política preventiva, que no es más que el conjunto de medidas de carácter técnico - organizativas mediante las cuales se lleva al efecto varios servicios técnicos a la máquina de la forma planificada para evitar la aparición de avería sin provistas. Y por último la política predictiva, la cual se basa en la detención de los defectos en etapas tempranas tomando las medidas necesarias antes de que se provoquen los fallos.

Elementos y funciones del inventario

   

     Un inventario es una cuantificación numérica de la existencia de los productos con los que cuenta la empresa en un momento en específico, el mismo incluye materia prima adquirida para el consumo interno de la misma, productos semi-terminados, maquinaria, piezas o repuestos, productos listos para la venta, materiales de limpieza, entro otros. Los cuales son clasificados de acuerdo a los requerimientos de la empresa y al sistema de inventario usado para el control del mismo. Los procesos operativos de las empresas generalmente se basan en los inventarios de la misma, los cuales representan una inversión monetaria a cambio de garantizar un control sobre los productos de la empresa.

   

     Se conoce como sistema de inventarios a un conjunto de medidas, técnicas y procedimientos que tiene como finalidad controlar los materiales y productos con los que cuenta una organización. Los sistemas de inventarios abarcan desde la materia prima que se adquiere hasta los productos terminados listos para ser entregado a los clientes. Los mismos pueden ser manuales o automatizados y controlan el consumo interno de cada departamento por separado permitiéndole así a la empresa estimar gastos de producción por operación y diagnosticar si existe perdida de materiales en los distintos departamentos de la misma.

   

     Un inventario es una cuantificación numérica de la existencia de los productos con los que cuenta la empresa en un momento en específico, el mismo incluye materia prima adquirida para el consumo interno de la misma, productos semi-terminados, maquinaria, piezas o repuestos, productos listos para la venta, materiales de limpieza, entro otros. Los cuales son clasificados de acuerdo a los requerimientos de la empresa y al sistema de inventario usado para el control del mismo. Es conveniente mencionar que cada empresa tiene un sistema de inventario diferente ya que estos se amoldan a las necesidades y requerimientos de la misma.

    

     Los inventarios tienen múltiples propósitos en una empresa, entre los cuales se pueden destacar la independencia de las operaciones, la producción a la variación de la demanda, permitir flexibilidad en los programas de producción, establecer un margen de seguridad para afrontar las demoras en la entrega de materias primas y reducir los costos por las compras de volumen. Otro propósito compensar los tiempos de ejecución más largos y estabilizar la producción promedio para estaciones de trabajo que cumplen la misma función. El manejo de la variación de la demanda es un tema importante en el control de inventarios.

   

     Se busca (siempre que sea económicamente favorable) tener la capacidad de responder a los aumentos en la demanda para no perder oportunidad que en el mercado se presente. Una reserva de seguridad de inventario logra este propósito de forma confiable. En la planeación de la producción se busca que el inventario libere al sistema de la presión de sacar un producto rápidamente. Se permiten así alargar los plazos de entrega de productos terminados y se bajan los costos por el tamaño de lotes mayor. Recordemos que la administración del inventario es un enfoque de métodos cuantitativos que involucra el uso de un modelo matemático para buscar y llevar a cabo una política de inventario óptima.

Tipos de inventarios

     La clasificación del inventario facilita su incorporación a los procesos realizados por la empresa en cualquier parte de la cadena de suministros; existen una amplia variedad en la clasificación de los tipos de inventarios. Los inventarios que se enumeran a continuación son los más relevantes y completos sobre el manejo optimo de los recursos en la empresas, cabe destacar que se analizaran solo los más resaltantes y comunes ya que la gama o clasificación de los mismos es muy extensa y la mayoría de ellos se encuentran en desuso u obsoletos.

1)    Inventario inicial: Es aquel que se realiza al dar comienzo a las operaciones.

2)    Inventario final: Es aquel que se realiza al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar el periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial.

3)    Inventario perpetuo: Es aquel que se lleva en un continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas.

4)    Inventario intermitente: Éste se puede efectuar varias veces al año y se recurre a él por diversas razones.

5)    Inventario físico: Es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las exigencias.

6)    Inventario de productos terminados: Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.

7)    Inventario en tránsito: Se utiliza con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente.

8)    Inventario en proceso: Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso.

9)    Inventario máximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo de que el inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos; por lo tanto, se establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada.

10)  Inventario mínimo: La cantidad mínima de inventario a ser mantenida en almacén.

11)  Inventario disponible: Aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.

Modelos de inventarios

     Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. En una empresa manufacturera el inventario equilibra la línea de producción si algunas máquinas operan a diferentes volúmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es proporcionando inventarios temporales o bancos. Los inventarios de materias primas, productos semi terminados y productos terminados absorben la holgura cuando fluctúan las ventas o los volúmenes de producción, lo que nos da otra razón para el control de inventarios. Estos tienden a proporcionar un flujo constante de producción, facilitando su programación. Los inventarios de materia prima dan flexibilidad al proceso de compra de la empresa. Sin ellos en la empresa existe una situación “de la mano a la boca”, comparándose la materia prima estrictamente necesaria para mantener el plan de producción, es decir, comprando y consumiendo.

     Existen millones de modelos, sin embargo solo se explicaran los tres modelos más usados y reconocidos a nivel mundial. El primer modelo a estudiar es el modelo EOQ básico o modelo de Harris-Wilson.  El modelo de orden económica o lote económico (EOQ. Economic order Quantity), es el modelo de inventario de mayor uso y popularidad dado su simplicidad, amplia aplicabilidad y su utilización como base para modelos más avanzados. Este modelo se basa en la premisa que cualquier intervalo de tiempo que comienza con la llegada de una orden y termina antes de la llegada de la orden siguiente se denomina ciclo. Los supuestos en que se fundamenta este modelo son los siguientes:

1)    La demanda debe ser constante y conocida o determinanticas.

2)    No se admiten faltantes.

3)    Existe costo de mantener guardado el inventario.

4)    Existe costo de pedir.

5)    Los costos son constantes por lo cual se mantienen.

6)    La reposición del inventario es instantánea, es decir no existe tiempo en la que el pedido se demora.

7)    No existen entregas parciales.

     El segundo modelo a explicar es el modelo EOQ con producción, o modelo LEP sin faltante. Es frecuente que los artículos sean producidos internamente en lugar de ser adquiridos a un proveedor externo. En dichos casos, el supuesto de que todos los artículos llegan juntos una vez ordenados puede ser irreal y se recurre a un modelo con producción a tasa constante. Al igual que el caso de EOQ estándar, se supondrá que la demanda es determinística y ocurre a tasa constante. También se supondrá que no se admite escasez. El modelo supone que los productos son fabricados a una tasa R constante de unidades por unidad de tiempo (normalmente al año).

     Y por último se tiene el modelo de descuento por compras de grandes cantidades. Es muy común que el precio de un producto por la cantidad que se compra o se produce. Esta situación surge cuando se tiene la oportunidad de recibir un descuento en la compra de una cantidad grande. Es posible que el costo de adicional de tener un inventario mayor, son ampliamente compensado reduciendo el costo de compra y el costo de ordenar. La forma directa de saber si se deben acelerar cantidades grandes es comparar el aumento de los costos con el precio normal con el ahorro generado por el precio de descuento.

Tratamiento matemático de los modelos

     El primer modelo seleccionado fue el modelo EOQ básico o modelo de Harris-Wilson. El cual se caracteriza por basarse en los inventarios de materias primas, productos semi terminados y productos terminados los cuales absorben la holgura cuando fluctúan las ventas o los volúmenes de producción, lo que nos da otra razón para el control de inventarios. En un modelo EOQ el nivel medio de inventario corresponde exactamente a la mitad del tamaño de la orden Q. Este resultado es válido para cualquier modelo que tiene una demanda a tasa constante y en el cual no se permite escasez.

Notaciones:

1.    Q: cantidad pedida, (cantidad de unidades).

2.    D: tasa de demanda, (unidades por unidad de tiempo).

3.    TO: duración del ciclo de pedido (unidades de tiempo).

4.    Este modelo requiere de dos parámetros:

5.    Cp: costo de ordenar o pedir un pedido, ($/pedido).

6.    Cmi: costo de mantener el inventario, ($/und*tiempo).

7.    La ecuación que rige este modelo de inventario es la siguiente:

En donde, Q*= cantidad optima de pedido.

Fuente: En Línea.

     El segundo modelo seleccionado fue el  modelo EOQ con producción, recurdese que al igual que el caso de EOQ estándar, se supondrá que la demanda es determinística y ocurre a tasa constante. También se supondrá que no se admite escasez. El modelo supone que los productos son fabricados a una tasa R constante de unidades por unidad de tiempo (normalmente al año). Para calcular los costos de producción es preciso determinar el número de corridas de producción necesarias para satisfacer la demanda D. Suponiendo que el costo de la corrida de producción es independiente del volumen producido, se tiene:

1.    Costo producción = (costo por corrida) * (número de corridas) = CC*(D/Q)

2.    Q= R*T1, T1=Q/R, por lo que el tiempo total será: T= t1+t2

3.    Imax= Q*(1-d/R)

4.    D. El costo por unidad de un producto en el modelo de inventario LEP  sin faltantes, esta dado por la siguiente ecuación:

Fuente: En línea.

     Y por último se tiene el modelo de descuento por compras de grandes cantidades, recuérdese que según este modelo la forma directa de saber si se deben acelerar cantidades grandes es comparar el aumento de los costos con el precio normal con el ahorro generado por el precio de descuento. Este modelo permite calcular el costo del inventario con el precio de descuento, comparar este costo con el anterior y seleccionar la opción de menor costo. Resulta conveniente explicar las determinaciones matemáticas de dicho modelo con la resolución de un ejercicio práctico, en el cual se suponga que un proveedor ofrece un descuento del 5% si se adquiere lotes mayores o iguales a 200 unidades.

Desc  = 5%

Ci = 5 * 0.95 = $ 4.75

Ch = 1.50 + 0.10 (4.75) = $ 1.975

Ct = 4.75 + 2000 + (5 * 2000/200) + (1.975 * 200/2) = 9747.5

Ct = $ 9747.5

Si  Desc.=  40%

Lote= 120

Ci = 5 * 0.66 = $ 3

Ch = 1.50 + 0.10 (3 ) = $ 1.80

Ct = 3 + 2000 + (5 * 2000/120) + (1.80 * 120/2) = 6191

Ct = $ 6191

Optimo.

     El Lote Económico es la cantidad de unidades que deben solicitarse al proveedor en cada pedido, de manera que se logre minimizar el costo asociado a la compra y al mantenimiento de las unidades en inventario. El objetivo básico que se persigue al determinar el lote económico de compra es la reducción de costos, a la vez que se responden dos preguntas claves en el trabajo de presupuestarían: ¿Cuánto pedir? Y ¿Cuándo pedir?, sin duda la determinación del lote económico ayuda a la gestión financiera por su naturaleza frente a las decisiones que toma el administrador financiero. Esta técnica es relativamente fácil de usar pero hace una gran cantidad de suposiciones. En las que destacan que:

1.    La demanda es conocida y constante.

2.    El tiempo de entrega, esto es, el tiempo entre la colocación de la orden y la recepción del pedido, se conoce y es constante.

3.    La recepción del inventario es instantánea. En otras palabras, el inventario de una orden llega en un lote el mismo momento.

4.    Los únicos costos variables son el costo de preparación o de colocación de una orden (costos de preparación) y el costo del manejo o almacenamiento del inventario a través del tiempo (costo de manejo).

5.     Las faltas de inventario (faltantes) se pueden evitar en forma completa, si las órdenes se colocan en el momento adecuado.

El lote económico o cantidad económica de pedido busca encontrar el monto de pedido que reduzca al mínimo el costo total del inventario de la empresa. Una de las herramientas que se utilizan para determinar el monto óptimo de pedido para un artículo de inventario es el modelo de la cantidad económica de pedido (CEP). Tiene en cuenta los diferentes costos financieros y de operación y determina el monto de pedido que minimice los costos de inventario de la empresa. El modelo de la cantidad económica de pedido se basa en tres premisas fundamentales, el primero es que la empresa conoce cuál es la utilización anual de los artículos que se encuentran en el inventario, segundo que la frecuencia con la cual la empresa utiliza el inventario no varía con el tiempo y por último que los pedidos que se colocan para reemplazar las existencias de inventario se reciben en el momento exacto en que los inventarios se agotan.

Para conocer el lote económico es necesario tener en cuenta:

1.    Costos de pedido: Son los que incluyen los costos fijos de oficina para colocar y recibir un pedido, o sea, el costo de preparación de una orden de compra, procesamiento y la verificación contra entrega. Estos se expresan en términos de gastos o costos por pedido.

2.    Costos de mantenimiento del inventario: Son los costos variables unitarios de mantener un artículo en el inventario por un periodo determinado. Entre los más comunes se encuentran los costos de almacenamiento, los costos de seguro, los costos de deterioro y obsolescencia y el costo de oportunidad.

3.    Costos totales: Es que se determina en la suma del pedido y de los costos de mantenimiento del inventario. Su objetivo es determinar el monto de pedido que los minimice.

Factores contrarios al LEP

     Es cierto que este modelo se considera muy dinámico a comparación de homólogos, adaptándose más a la realidad. Al considerar que el reabastecimiento de inventario no se produce instantáneamente y que el inventario se construye progresivamente a medida que se produce y se vende, el modelo logra recoger situaciones del mundo real. Así mismo, la consideración de tasas de producción y demandas diarias permite ajustar más eficazmente el modelo a la realidad, obteniendo cantidades por pedido óptimas que lograrán minimizar costes totales teniendo en cuenta costes de mantenimiento de inventario más realistas.

     Sin embargo hay que tener en cuenta que este modelo  sigue presentando diversas limitaciones derivadas de sus supuestos. Así, la demanda será nuevamente constante, fenómeno que no ocurrirá en el mundo real donde encontraremos demandas variables que podrán presentar estacionalidad o irregularidad derivada de pocos y periódicos compradores de grandes volúmenes, etc. Suponiendo que la demanda permanecerá constante a lo largo del año y tomando decisiones sobre la cantidad por pedido basándose en ello se está expuesto al riesgo de cambios en la demanda que anulen la validez de las predicciones.

No sólo a nivel anual, la demanda también podrá estar expuesta a variaciones durante el leadtime que podrán conducir a stockouts, lo que supondrá el fracaso de nuestra política de gestión de inventarios. En este último caso, se tendrá que recurrir al uso de modelos probabilísticos para la estimación de niveles de demanda, costes de stockout, etc. Por último, se hace referencia a que este modelo presenta altos costes totales para mantener inventario, ya que se colocan en el inventario las unidades producidas a una tasa constante de abasto durante varios días o semanas.

    Este modelo está diseñado en situaciones en las que la producción , una vez se coloca un pedido, se inicia la producción y se añade al inventario un numero constante de unidades cada día, hasta terminar la tanda de producción, es decir que este modelo solo se puede utilizar en casos donde la tasa de producción es mayor a la tasa de demanda; esto se debe a que el sistema de producción debe ser capaz de satisfacer totalmente la demanda, de lo contrario, no tendrá sentido utilizar este modelo por qué no se acumularan inventarios y la demanda seria insatisfecha.

     Durante la tanda de producción, la demanda reducirá el inventario, mientras la producción aumenta. Como s supone que la tasa de producción exceda la tasa de demanda, durante una tanda se estarían fabricando más unidades de las que se demandan cada día. Por ello, el exceso de producción ocasionara un aumento global en los inventarios durante el periodo de fabricación. Al terminar la tanda, la demanda ocasiona que el inventario se reduzca gradualmente hasta que se inicie otra tanda de producción. Se debe tener en consideración que los costos de cada tanda incluyen los costos de mano de obra, materiales, producción, maquinaria, entre otros de forma directa y de forma indirecta costos como luz, agua, seguros, mermas, deterioros, sin importar cual sea el tamaño del lote.

Control físico

     El control físico de inventarios, se inicia a partir de un inventario físico, que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una acción integral y con una metodología que asegure su éxito final. El objetivo de contar con un control físico de inventarios, es el de asegurar en forma confiable  que las existencias  físicas existentes en el almacén sean iguales a las del sistema de control de inventarios usados por la empresa, lo cual permitirá una adecuada planeación para la reposición de stocks, evitando el deterioro de los productos, el espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento, la transparencia de  los rubros de existencias y costo de ventas en los estados financieros.

     Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control físico de las existencias, normalmente, está a cargo del almacén; la transparencia y veracidad de sus saldos recae  en el departamento de contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre el balance general y los resultados del año. Obviamente la responsabilidad final de ambos recaería en la gerencia de administración y finanzas. Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas.

      La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el sistema de control de inventarios usado por la empresa. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la empresa. Un inventario físico realizado con una buena metodología tendrá siempre  un valor agregado de:

1.    Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido por la empresa.

2.    Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas, respecto a un sistema de código de ubicación del Almacén.

3.    Tener exacto conocimiento del stock que tiene la empresa a la fecha del inventario.

4.    Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las autoridades tributarias.

5.    Contar con el sistema de inventarios automatizado de almacén totalmente actualizado, respecto a:

A.              Código de ubicación.

B.              Código de producto.

C.              Saldos correctos.

D.          Fechas de entradas.

E.          Fechas de salidas.

Control automatizado

      En las últimas décadas la automatización de los sistemas de información por su rendimiento, rapidez en los procedimientos, seguridad de información, la precisión y exactitud minimizando los errores, es lo que más se está implementando en las empresas como el avance y desarrollo organizacional. Por otro lado con frecuencia los procedimientos que se utilizan para la toma de inventarios actualmente, no mantienen datos actualizados de los niveles de stock la mayor parte del tiempo, esto debido a que el departamento realizan sus operaciones de forma manual, lo que trae como consecuencia que las actividades se realicen de manera más lenta ocasionando estrés laboral y exceso de trabajo al personal responsable esto genera retrasos en la etapa de cierre de inventario.

     De allí nace la necesidad de implementar una aplicación o sistema automatizado para el control de inventarios en una empresa; la razón principal por la cual se implantara este sistema  para el manejo de los inventarios,  permite alcanzar un estricto control y seguimiento de las operaciones de cada uno de los departamentos de la empresa de forma individual y colectiva. Es fundamental y necesario alcanzar la eficiencia en las operaciones, que les simplificaría las actividades que normalmente ejecutan, ahorrando tiempo y brindando mayor seguridad de la información. De tal manera que los usuarios queden satisfechos por la rapidez al momento de realizar cualquier operación con la empresa, logrando así agilizar los procesos y llevar un control de todas las funciones a realizar.

     Los procesos automatizados, son factores de vital importancia en las organizaciones hoy en día, en estas se han observado una gran innovación y desarrollo de tecnologías de la información que ha permitido la evolución de computadores y maquinarias que son capaces de producir sistemas de información a la sociedad con apartes a los distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros. Es necesario que para cualquier empresa que la información sea procesada y almacenada de una forma más efectiva para agilizar los procesos de que la misma realiza y así lograr un control integral de las actividades en general. Con la implantación de un sistema de control automatizado que abarque las necesidades y una mayor relación con los requerimientos del personal, proporcionará una mejor efectividad en el manejo del flujo y procesamiento de los datos.

     Al establecer un sistema de control automatizado influye de manera directa e indirecta en las operaciones de una organización, hasta el punto que este poseerá un impacto psicosocial positivo en la empresa, la cual proporcionará a la misma, un flujo de información confiable, agilizando y facilitando el trabajo en el proceso entre departamentos. Es difícil conseguir hoy en día algunos segmentos de las sociedades que no hayan visto afectado, de alguna forma, por el manejo de la información o automatización de los procesos que realice. Un sistema de control de inventarios diseñado especialmente paras las necesidades de la empresa constituye un factor esencial en las políticas de producción y venta así como en las proyecciones funcionales, puesto que permite garantizar el adecuado, suficiente y oportuno suministro de materia prima para la producción con el mínimo posible de inversión estática en los inventarios que lo supone y significa ahorro de dinero y racionalidad de la producción.

Análisis ABC a los inventarios

     En una cadena de suministro, un análisis ABC es un método de categorización de inventario que consiste en la división de los artículos en tres categorías, A, B y C: Los artículos pertenecientes a la categoría A son los más valiosos, mientras que los que pertenecen a la categoría C son los menos valiosos. Este método tiene como objetivo llamar la atención de los gerentes hacia los pocos artículos de importancia crucial (artículos A) en lugar de hacia los muchos artículos triviales (artículos C). El método ABC establece que, al revisar el inventario, una empresa debería clasificar los artículos de la A a la C, basando su clasificación en las siguientes reglas:

1.    Los artículos A son bienes cuyo valor de consumo anual es el más elevado. El principal 70-80 % del valor de consumo anual de la empresa generalmente representa solo entre el 10 y el 20 % de los artículos de inventario totales.

2.    Los artículos C son, al contrario, artículos con el menor valor de consumo. El 5 % más bajo del valor de consumo anual generalmente representa el 50 % de los artículos de inventario totales.

3.    Los artículos B son artículos de una clase intermedia, con un valor de consumo medio. Ese 15-25 % de valor de consumo anual generalmente representa el 30 % de los artículos de inventario totales.

     Repartir los artículos en las clases A, B y C es relativamente arbitrario. Esta agrupación solo representa una interpretación bastante directa del principio de Pareto. En la práctica, el volumen de ventas no es la única métrica que mide la importancia de un artículo. El margen, así como el impacto de las situaciones de faltas de existencias en la actividad del cliente, también deberían influenciar la estrategia de inventario. Las políticas basadas en el análisis ABC aprovechan el desequilibrio de las ventas delineado por el principio de Pareto. Esto implica que cada artículo debería recibir un tratamiento ponderado que corresponda a su clase:

1.    Los artículos A deberían ser sometidos a un estricto control de inventario, contar con áreas de almacenamiento mejor aseguradas y mejores pronósticos de ventas.

2.    La reorden de los artículos C se realiza con menos frecuencia. Una política típica para el inventario de los artículos C consiste en tener solo una unidad disponible, y realizar una reorden solo cuando se ha verificado la venta real. Este método lleva a una situación de falta de existencias después de cada compra, lo que puede ser una situación aceptable, ya que los artículos C presentan tanto una baja demanda con un mayor riesgo de costes de inventario excesivos.

3.    Los artículos B gozan del beneficio de una condición intermedia entre A y B. Un aspecto importante de esta clase es la monitorización de una potencial evolución hacia la clase A o, por el contrario, hacia la clase C.

Establecimiento de indicadores

     Primeramente se debe decir que un indicador es una expresión matemática de lo que se quiere medir, con base en factores o variables claves y tienen un objetivo y cliente predefinido. Los indicadores de acuerdo a sus tipos (o referencias) pueden ser históricos, estándar, teóricos, por requerimiento de los usuarios, por lineamiento político, planificado, etc. En el contexto de orientación hacia los procesos, un medidor o indicador puede ser de proceso o de resultados. En el primer caso, se pretende medir que está sucediendo con las actividades, y en segundo se quiere medir las salidas del proceso.

     Los indicadores de gestión por su parte, se entienden como la expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una organización (indicadores globales) o una de sus partes: gerencia, departamento, unidad u persona (indicadores individuales), cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se tomarán acciones correctivas o preventivas según el caso. Son un subconjunto de los indicadores, porque sus mediciones están relacionadas con el modo en que los servicio o productos son generados por la institución. El valor del indicador es el resultado de la medición del indicador y constituye un valor de comparación, referido a su meta asociada.

     El principal objetivo de los indicadores, es poder evaluar el desempeño del área mediante parámetros establecidos en relación con las metas, así mismo observar la tendencia en un lapso durante un proceso de evaluación. Con los resultados obtenidos se pueden plantear soluciones o herramientas que contribuyan al mejoramiento o correctivos que conlleven a la consecución de la meta fijada. Los indicadores para un área tienen su base en los procesos en los cuales ella interviene, y tiene que ver con procesos, estructura, desempeño y clientes. El indicador debe ser relevante para la gestión, es decir, que aporte información imprescindible para informar, controlar, evaluar y tomar decisiones.

     Para establecer o construir un indicador se debe tomar en cuenta primeramente los derivados de un plan estratégico: Se establecen desde el nivel estratégico del negocio, hacia los departamentos; generalmente son indicadores que se asocian con los objetivos o proyectos. Y segundo los indicadores de gestión para un área derivados del área misma: Son los considerados típicos para los departamentos y se asocian con los indicadores derivados del plan estratégico como mejorar la calidad, mejorar el bienestar de los trabajadores, aumentar las ventas, todos estos exigen de cada departamento que sus factores claves de éxito tendrá ahora niveles más exigentes en cuanto a su rango de gestión se refiere.

     El concepto que expresa el indicador es claro y se mantiene en el tiempo. El indicador es adecuado a lo que se pretende medir (pertinencia). La información debe estar disponible en el momento en que se deben tomar las decisiones (para realizar un proyecto de ampliación de una línea de bus urbano, deben tenerse datos actualizados de utilización del servicio en el momento de toma de decisión). Otra característica deseable es la objetividad. Los indicadores deben evitar estar condicionados por factores externos, tales como la situación del país o accionar a terceros, ya sean del ámbito público o privado. También en este caso deben ser susceptibles de evaluación por un externo.

Regulaciones impositivas

     Las regulaciones son las medidas establecidas por las empresas o países con múltiples funciones, generalmente para controlar el flujo de mercancías desproporcionado con el objetivo de preservar los bienes que lo sustentan, y para asegurar a los consumidores la buena calidad de las mercancías que están adquiriendo, o darles a conocer las características de las mismas. También pueden usarse para proteger el aparato productivo y la economía global. El peligro de las regulaciones es que por su naturaleza, frecuentemente son difíciles de conocer, interpretar y cumplir, por el personal en general, ya que el propósito fundamental de la misma tienden a transdiversarse a causa de rumores o malinterpretaciones, y en algunos casos pueden representar incluso en obstáculos al comercio y producción.

    Por lo que se entiende que las regulaciones impositivas son todas aquellas normas o medidas establecidas por un ente encargado, con la finalidad de atacar una situación particular o fuera de lo común, con el fin de preservar el control, resguardo y la una buena administración sobre los benes, recursos o espacios a su cargo. Las mismas generalmente se realizan sin establecer una consulta popular, son de carácter obligatorio y de cumplimiento inmediato, sin embargo la inclusión dentro de las políticas de la empresa o leyes pertinentes se realizan tiempo después. Estas regulaciones generalmente se realizan para propiciar la igualdad de cada individuo y garantizar que el mismo podrá gozar del beneficio en cuestión de la misma manera que sus similares, sin discriminación de raza, creencia, posición social u otro aspecto distintivo.

Obsolescencia

     La obsolescencia es el estado del ser que se produce cuando un objeto o un servicio ya no es necesario pese a estar en buen estado de funcionamiento. La obsolescencia con frecuencia se debe a la sustitución del objeto o servicio por otro nuevo que otorga más ventajas que mantener el antiguo. Con el término obsoleto nos referimos a algo que ya está en desuso, abandonado o anticuado. Por lo general, la obsolescencia es precedida por un descenso gradual en utilidad de del bien o servicio.  Ejemplos de bienes o servicios obsoletos son lo buscas, cabinas de teléfono, carros de caballos, molinos,… y las causas fundamentales son la obsolescencia tecnológica (nueva tecnología hace inútil la anterior, como ordenadores antiguos con los que no se pueden utilizar programas actuales) o funcional (ya no son útiles, como los carros de caballos o los molinos ya que comenzaron a utilizarse los coches o maquinaria industrial).

     La obsolescencia es uno de los aspectos negativos del exceso de inventario. Las empresas no pueden vender artículos obsoletos o utilizarlos para fabricar otros productos. Por ejemplo, los cambios tecnológicos en el espacio de la computadora personal significa que los componentes más antiguos, tales como unidades de disco, son obsoletas y parte del exceso de inventario. Del mismo modo, ciertos artículos de ropa y accesorios de moda se vuelven obsoletos en la industria minorista. Los gastos de almacenamiento, gastos de seguro, flete y otros relacionados con el exceso de inventario se añaden a la base de costos.

Introducción

     Hoy en día, con la globalización empresarial en pleno auge, los mercados nacionales e internaciones se han vuelto más competitivo que hace una década atrás, por lo que  es de vital importancia para una empresa contar con excelentes sistemas de inventarios y control de materiales, para así poder evitar o responder en caso de problemas cotidianos tales como retraso en los pedidos, altos costos de almacenamiento, perdida innecesaria de materiales, entre otros. Por lo que también se hace necesario la adopción de distintas técnicas que ayuden al paso de los materiales de un departamento a otro a lo largo del proceso de todo el proceso de producción.

     Entonces, se puede definir a la administración de materiales como un conjunto de métodos que permiten planificar y controlar el flujo de materiales dentro y fuera de la organización, desde que se elabora la orden de compra de la materia prima hasta que se hace entrega de los a los clientes de los productos finales. A pesar de que este concepto es relativamente nuevo y aplicado a grandes empresas, el mismo se remonta a las épocas de las cavernas, cuando nuestro antepasados aplicaban tácticas para preparar y conservar alimentos o distintos materiales como la madera, para luego usarlas en tiempo de escases y así garantizar la sobrevivencia de su aldea. Es decir, usaban distintos métodos y técnicas para la obtención, preparación y conservación de los diferentes materiales que usaban, para lograr un objetivo común.

     Esta labor tanto en la época de las cavernas como hoy en día es una tarea que se realiza en grupo, ya que cada elemento de la cadena de producción influye sobre el producto final de empresa y el objetivo de la misma. Todas las empresas sin importar su tipo o mercado en el que se incursione, necesitan adquirir recursos y materiales para poder llevar a cabo sus operaciones, dicha labor es delicada ya que representa la adquisición de costos para la empresa y pone a la disposición de trabajadores los recursos monetarios de la misma. Generalmente, las empresas cuentan con un departamento responsable de emitir las órdenes de compras.

     Un aspecto importante para generar una orden de compra es la detección de necesidades, para llevar a cabo este proceso es necesario consultar al encargado de cada departamento y a los supervisores en general, una vez hecho esto, queda bajo la responsabilidad del departamento de compra y de los gerentes competentes ajustar dichas solitudes al presupuesto de la empresa destinado para tales fines, con el fin de obtener los recursos necesarios que garanticen el pleno desempeño de cada departamento como unidad y de la empresa en general.

     En la administración de operaciones se trata de predecir una amplia gamas de sucesos a futuro que pudiesen, potencialmente, influir en el éxito; a menudo el interés básico es predecir el comportamiento del mercado o la demanda del consumir hacia nuestros productos o servicios; es necesario para el pleno funcionamiento de la empresa contar con predicciones sobre la demanda global a un largo plazo, así como también con la demanda a corto plazo y fijar nuestra producción estimada en estas predicciones, por ello la importancia de la certeza de las mismas.

Generalidades

     Los sistemas de producción e inventarios así como la adaptación y la capacitación en nuevas tecnologías, son hoy en día herramientas cruciales en la gestión organizacional, dados los altos niveles de competencia, el encarecimiento de los recursos y la internacionalización de las operaciones que actualmente se reconoce como un reto ineludible para las empresas a nivel mundial. Pero, ¿qué es un sistema de producción e inventarios?; Según Tejero A (2000) lo define como “Conjunto de actividades que permiten la elaboración de bienes y servicios mediante el establecimiento de una cadena de valor entre factores y resultados.”

     En otras palabras es un conjunto de elementos conformado por objetos y humanos trabajando de manera planificada y coordinada de acuerdo a las necesidades de la empresa, con el fin de generar productos y/o servicios de manera eficaz y eficiente, que satisfagan las expectativas de los clientes. Por lo tanto, es un compromiso de las organizaciones y de la gerencia moderna desarrollar sistemas de producción e inventarios que contribuyan a optimizar la productividad empresarial de los recursos y la racionalización de los costos, pues de lo contrario no podrán lograr la competitividad requerida en los mercados del mundo globalizado. Para ello las empresas requieren contar con personal dotado de los conocimientos adecuados, así como también de sistemas de funcionamiento adaptados a sus necesidades, para lograr controlar de forma eficientemente los recursos y orientar las actividades a la consecución de resultados.

     Los sistemas de producción e inventarios van de la mano con lo que se conoce como “Logística”, En la actualidad existen un sinnúmero de definiciones para dicha palabra, que se diferencia según los conceptos expuestos por su autor. Según la popular web Mercadeo.com (2004), “la Logística es aquella parte de la administración de la cadena de suministro que planifica, implementa y controla el flujo directo e inverso.” Este concepto aclara mucho la relación existente entre la logística y los sistemas de producción e inventarios, ambos conceptos se funden de tal manera que no se puede hablar del buen funcionamiento de uno de ellos sin relacionarlo con el otro, ambos son parte fundamental para el buen funcionamiento de la empresa y para el logro de los objetivos de la misma, ya que ambos forman parte crucial de la cadena de producción y de distribución.

    

     La cadena de suministros es aquel sistema encargado de las operaciones, desde la adquisición de la materia prima hasta el despacho de un producto final, la misma está conformada por un conjunto de subsistemas, ordenados de forma continua o paralela, los cuales desempeña una función con respecto al objetivo general de la empresa. La cadena de suministros depende directamente de las labores que desempeñe la empresa, a pesar de modelos y estándares internaciones, la misma tiende a variar para ajustarse a las necesidades de la empresa, exigencias del cliente, mercado de acción y ubicación geográfica.

     El análisis de valor de un producto o servicio, se realiza una vez el mismo es adquirido por la empresa, y es un proceso que se suele realizar con la colaboración de un equipo multidisciplinario, los cuales tienen interacción de manera directa o indirecta con la adquisición,  el mismo es el resultado de dividir con que eficacia y eficiencia el producto o servicio logra su función entre su costo de adquisición. Toda empresa que necesite bienes y servicios externos, debe decir una estrategia para obtener los mismos, la misma debe elegir si negociar con múltiples proveedores, de tal forma que compitan entre ellos para llevar a cabo la orden de compra, u optar por tener solo unos pocos proveedores con los cuales se establezca una relación a largo plazo.

     Si la empresa decide aplicar la estrategia de tener muchos proveedores, los mismos responderán a una solicitud de cotización, considerando las demandas y especificaciones de la empresa, y el pedido generalmente se otorga al proveedor que tenga la oferta más baja; con el uso de esta estrategia la empresa deja en manos del proveedor el costo de entrega, experiencia para pronosticar y en ocasiones hasta las exigencias de los compradores. Por otro lado si la empresa decide tener pocos proveedores, esta estrategia permite establecer relaciones a largo plazo con los mismos, lo que permite que entiendan los grandes objetivos de la empresa y de los clientes de la misma.

     La administración de operaciones es una de las tres funciones principales de cualquier organización y está íntegramente relacionada con las otras funciones de negocios. Todas las organizaciones comercializan, financian y producen, para lo cual resulta clave saber cómo funciona el área de operaciones / producción de las organizaciones.  En este punto es conveniente resaltar que a pesar de ser la administración de operaciones una de las tres funciones principales de cualquier organización (tal como se mencionó anteriormente), la función operacional es otro concepto independiente a este, ambos relacionados por distintos aspectos de la administración, sin embargo se definen de forma diferente el uno del otro.

Conclusiones

     Ya sea una gerencia de productos, inventarios o de operaciones, la administración y la logística son conceptos que van ligadas a las mismas, ya que estas se utilizaban desde la antigüedad como la forma humana de organizarse para salir adelante, para satisfacer las necesidades; fue por ello que emplearon el disminuir o eliminar algunos factores con el único fin de agilizar y mejorar los productos. En la actualidad vivimos en una sociedad donde todos tenemos que participar de alguna manera donde cada uno de los miembros de las organizaciones, tome en cuenta la eficiencia para así el desarrollo de la ciencia y la tecnología sea una clave importante para lograr los objetivos planeados a corto y largo plazo., asi como para el desarrollo personal y humano de cada individuo como parte activa del mundo.

     Las exigencias de los competidores, consumidores, estados, instituciones de defensa al consumidor, etc., exigen un diseño de un sistema de producción más flexible, consciente de la relevancia del factor humano actuando dentro del sistema y también fuera, y por supuesto subordinar toda decisión y su futura acción a los efectos de las culturas dominantes influyentes dentro y fuera de la organización. Producir en pos de la calidad pareciera ser la exigencia a cumplir hoy en día por los sistemas de producción mundiales. La conexión entre la filosofía y los fríos objetivos empresariales deben de ser aceptados como cosa natural, en definitiva son los valores humanos los que determinan el cumplimiento de estos y por ende la organización debe favorecer esta conexión mediante la formación no solamente de la enseñanza del oficio sino fundamentalmente la enseñanza de los valores.

     Existen distintos elementos que pueden ser ayuda para el éxito de este tipo de administración, entre los que podemos mencionar control  de las operaciones de los negocios internacionales, la competitividad en el mercado, el apoyo financiero entre las partes y la logística unida la globalización de la empresa. Este último aspecto es de suma importancia ya que cuando los actores involucrados se encuentran en diferentes países o regiones, la concreción y el éxito del negocio se complican aún más. Es importante que los empresarios conozcan el ambiente internacional que los rodea para, de esta forma, buscar nuevas formas de incrementar el crecimiento de la empresa, la competitividad y la oportunidad de explorar nuevos mercados, Esto contribuirá de forma positiva para el ingreso de utilidades de la empresa, para la formación de los gerentes así como la de personal en general.

     A medida que aumenta la automatización de las empresas y la expansión de las mismas obliga a tener más activos que mantener, y con ello el número de variedad de fallas posibles, así como la cantidad de repuestos necesarios para reparar estas fallas. Considerando que los almacenes de repuestos hoy en día son una gran inversión de capital para la empresa, ya que los mismos están conformados por miles de ítems, algunos de los cuales no serán utilizados en toda la vida operativa de la planta. Sin embargo, si no se cuenta con los repuestos necesarios cuando son requeridos, pueden originarse problemas los cuales pueden llegar hasta paralizar la producción en general. La políticas de gestión de repuestos y materiales, son las pautas previamente establecidas que mantienen el orden y equilibrio en cuanto a materiales y repuestos existentes en los inventarios de la empresa, especificando mecanismos para determinar los requerimientos reales de repuestos y materiales.