Administración de las operaciones

Administración de las operaciones

Los sistemas de producción e inventarios así como la adaptación y la capacitación en nuevas tecnologías, son hoy en día herramientas cruciales en la gestión organizacional, dados los altos niveles de competencia, el encarecimiento de los recursos y la internacionalización de las operaciones que actualmente se reconoce como un reto ineludible para las empresas a nivel mundial.
Pero, ¿qué es un sistema de producción e inventarios?; Según Tejero A (2000) lo define como “Conjunto de actividades que permiten la elaboración de bienes y servicios mediante el establecimiento de una cadena de valor entre factores y resultados, utilizando para ello un conjunto de decisiones operacionales relacionadas con el proceso, la capacidad, la gestión de inventarios, la fuerza de trabajo y la calidad.” En otras palabras es un conjunto de elementos conformado por objetos y humanos trabajando de manera planificada y coordinada de acuerdo a las necesidades de la empresa, con el fin de generar productos y/o servicios de manera eficaz y eficiente, que satisfagan las expectativas de los clientes.
Por lo tanto, es un compromiso de las organizaciones y de la gerencia moderna desarrollar sistemas de producción e inventarios que contribuyan a optimizar la productividad empresarial de los recursos y la racionalización de los costos, pues de lo contrario no podrán lograr la competitividad requerida en los mercados del mundo globalizado. Para ello las empresas requieren contar con personal dotado de los conocimientos adecuados,así como también de sistemas de funcionamiento adaptados a sus necesidades, para lograr controlar de forma eficientemente los recursos y orientar las actividades a la consecución de resultados.

Los sistemas de producción e inventarios van de la mano con lo que se conoce como “Logística”, En la actualidad existen un sinnúmero de definiciones para dicha palabra, que se diferencia según los conceptos expuestos por su autor. Según la popular web Mercadeo.com (2004), “la Logística es aquella parte de la administración de la cadena de suministro que planifica, implementa y controla el flujo directo e inverso y el almacenaje efectivo y eficiente de bienes y servicios con toda la información. Relacionada desde el punto de vista de origen al punto de vista de consumo para poder cumplir con los requerimientos de los clientes.” Este concepto aclara mucho la relación existente entre la logística y los sistemas de producción e inventarios, ambos conceptos se funden de tal manera que no se puede hablar del buen funcionamiento de uno de ellos sin relacionarlo con el otro, ambos son parte fundamental para el buen funcionamiento de la empresa y para el logro de los objetivos de la misma, ya que ambos forman parte crucial de la cadena de producción y de distribución.

 

Función operacional

Otro aspecto en cuanto al pleno funcionamiento de una empresa, tan importante como los sistemas de producción e inventarios y su relación con la logística es la administración de las operaciones de la misma. El portal de web Wikipedia lo define como “La Administración de la producción o la administración de operaciones esla administración de los recursos productivos de la organización. Esta área se encarga de la planificación, organización, dirección, control y mejora de los sistemas que producen bienes y servicios. La administración de las Operaciones es un área de estudio o sub-ciencia de la administración.”; administrar la producción sea de bienes físicos o servicios, comporta un compromiso tanto para con la empresa como para con sus trabajadores, clientes y consumidores, y la sociedad toda en su conjunto. Una empresa debe lograr el óptimo en su funcionamiento para permitir los objetivos de rentabilidad de sus propietarios e inversores, sino también para lograr conservar los puestos de trabajo e inclusive incrementarlos, hacer que los trabajadores tengan un elevado grado de motivación y calidad de vida laboral, generar productos con un alto valor agregado para sus consumidores gracias a un precio justo y un elevado nivel de calidad, y relaciones fructíferas y de largo plazo con sus proveedores. Todo ello no se logra sino es con un trabajo y perfeccionamiento asentado en la ética y la disciplina.

La administración de operaciones se relaciona con la forma en que las organizaciones producen bienes y servicios.Frecuentemente, la excelencia de las operaciones es lo que distingue una organización de otra. ¿Quién no compara costos, confiablidad, velocidad en la entrega cuando adquiere un producto? ¿Quién no se fija en la calidad del servicio que recibe? ¿Quién, en alguna oportunidad, no ha permanecido en una larga cola de espera? ¿Quién no se ha maravillado alguna vez por la durabilidad de algún producto o la calidez de atención del personal de alguna organización de servicios?; en todas estas áreas, la administración de las operaciones juega un papel clave, ya que del modo en que se administren los recursos dependerá la capacidad de respuesta y la flexibilidad para atender las demandas de la sociedad.

La administración de operaciones es una de las tres funciones principales de cualquier organización y está íntegramente relacionada con las otras funciones de negocios. Todas las organizaciones comercializan, financian y producen, para lo cual resulta clave saber cómo funciona el área de operaciones / producción de las organizaciones.
En este punto es conveniente resaltar que a pesar de ser la administración de operaciones una de las tres funciones principales de cualquier organización (tal como se mencionó anteriormente), la función operacional es otro concepto independiente a este, ambos relacionados por distintos aspectos de la administración, sin embargo se definen de forma diferente el uno del otro,Según Soto (2008) define a las funciones operacionales como “el complejo proceso de optimización de todos los recursos disponibles, que comprende la distribución del equipo, de los procesos, la ingeniería de fábrica, la ingeniera industrial y el manejo de materiales, así como de tiempos y movimientos, a fin de completar satisfactoriamente las operaciones físicas necesarias para la transformación de las materias primas o para la realización de un servicio.”

La administración abarca en realidad dos tipos diferentes de actividades: la administrativa y la operacional, que abarca la operación diaria de una empresa y comprende funciones de compras, promoción, publicidad, control de inventarios, crédito y cobranzas, registro de transacciones, relaciones con los empleados, entre otros; las funciones administrativas junto con las operacionales, son los elementos que el administrador no puede evitar sin menoscabo del mérito al título de director, gerente o jefe administrativo.La función de producción, comprende todo el proceso productivo que se realiza en la empresa, desde que entran los insumos (los primeros materiales, los materiales auxiliares, la maquinaria, las herramientas, el personal) hasta que, mediante la conversión adecuada de todos ellos, se obtiene un producto apto para ser consumido.

 

Papel estratégico de las operaciones

La administración operacional juega un papel importante en la administración moderna, esta suele ser parte de un proceso estratégico de adaptación por parte de la empresa o de los mismos trabajadores, por ende es lógico hablar sobre el papel estratégico delas operaciones en las empresas; en toda empresa existen variables estratégicas sobre las que tiene competencia el área de operaciones, y se espera que las decisiones tomadas por la gerencia, estén alineadas entre sí y que correspondan a una estrategia de operaciones, ya que afectan el grado de funcionamiento de la organización a corto y largo plazo.Estas decisiones deben ser tomadas consistentemente tanto en su parte interna como entre ellas, ya que la estrategia de operaciones llega precisamente a ser operacionalizada por medio de las decisiones hechas a lo largo del tiempo.

Una visión realista del papel estratégico de operaciones requiere que se comprendan cuáles son las áreas de la organización involucradas, cuáles son y/o serán sus nuevas interrelaciones y cómo deberían estar organizadas para evitar caer en situaciones de incapacidad de respuesta por parte de operaciones.

Schroeder y Lahr (1990) proponen un proceso de estrategia de operaciones que consiste en la estrategia de la organización, la misión de operaciones (propósito y prioridad de objetivos), los objetivos de operaciones, un análisis del entorno (competencia, tecnología, clientes, condiciones económicas, clima social y regulación gubernamental), un análisis interno (fortalezas y debilidades de operaciones), la posición competitiva (el grado de funcionamiento actual y/o futuro de operaciones frente a la competencia), el ideal de operaciones (¿cuál debería ser la configuración teórica de operaciones si se tuviera que empezar desde cero, es decir, sin planta, equipo, recursos humanos y procesos?), los aspectos críticos (las brechas que se deben cerrar para que operaciones pueda cumplir con su misión y objetivos, tales como amenazas externas, debilidades internas, desventajas competitivas, y desviación con respecto al estado ideal), las estrategias operativas1 (¿cómo es que se van a alcanzar los objetivos?) y los programas de operaciones (acciones específicas para implantar las estrategias).

 

Tendencias en la administración de las operaciones

Se considera que hoy en día, es realmente inconcebible que cualquier deficiencia generada desde operaciones, sea ésta un producto o servicio de alto costo, plazos de entrega tardíos, o mala calidad, por ejemplo, pueda ser subsanada permanentemente por otras áreas de la organización, de aquí que operaciones sea clave para determinar la posición competitiva de la organización.

La administración de operaciones hoy en día ha servido como herramienta de adaptación para muchas empresas, y varias tendencias de los negocios están teniendo un gran impacto sobre misma entre las cuales se pueden nombrar las siguientes:

1)El crecimiento del sector de servicios
La tendencia de analizar permanentemente la administración de operaciones es porque crecen aceleradamente las empresas que brindan servicios; pero, su productividad es mínima. Así:

2) Competencia Mundial
 Las empresas hoy admiten que, para prosperar, deben visualizar en términos mundiales a sus clientes, proveedores y competidores, así como la localización de sus instalaciones. La mayoría de los productos actuales es un conjunto de materiales y servicios provenientes de todo el mundo. Por lo tanto, una empresa debe ser altamente "competitiva" para permanecer, crecer y desarrollarse en el mercado mundial.

 3) Competitividad Operacional
 Otra tendencia de la Administración de Operaciones es el creciente énfasis en competir en base calidad, tiempo de respuesta, cantidad, costo o flexibilidad de los procesos de transformación.

4) Gerenciamiento ambiental
 4.1) Cuestiones Ambientales externas
 a) Buscar tecnología ambientalmente integrada, que permita el tratamiento de residuos o su reciclaje.
b) Evitar el envenenamiento o contaminación atmosférica, hídrica y de suelos.
c) Buscar y aplicar la eco - eficiencia

Es decir, que la AO, debe preocuparse por definir tecnologías, procesos, productos o servicios de planta que no exijan el empleo de sustancias contaminantes, recursos naturales escasos y/o no renovables y elevados niveles de consumo de energía.

Ya sea una gerencia de productos, inventarios o de operaciones, la administración y la logística son conceptos que van ligadas a las mismas, ya que estas se utilizaban desde la antigüedad como la forma humana de organizarse para salir adelante, para satisfacer las necesidades; fue por ello que emplearon el disminuir o eliminar algunos factores con el único fin de agilizar y mejorar los productos. En la actualidad vivimos en una sociedad donde todos tenemos que participar de alguna manera donde cada uno de los miembros de las organizaciones, tome en cuenta la eficiencia para así el desarrollo de la ciencia y la tecnología sea una clave importante para lograr los objetivos planeados a corto y largo plazo; las exigencias de los competidores, consumidores, estados, instituciones de defensa al consumidor, etc., exigen un diseño de un sistema de producción más flexible, consciente de la relevancia del factor humano actuando dentro del sistema y también fuera, y por supuesto subordinar toda decisión y su futura acción a los efectos de las culturas dominantes influyentes dentro y fuera de la organización.

Producir en pos de la calidad pareciera ser la exigencia a cumplir hoy en día por los sistemas de producción mundiales. La conexión entre la filosofía y los fríos objetivos empresariales deben de ser aceptados como cosa natural, en definitiva son los valores humanos los que determinan el cumplimiento de estos y por ende la organización debe favorecer esta conexión mediante la formación no solamente de la enseñanza del oficio sino fundamentalmente la enseñanza de los valores.