Organización de los almacenes

Almacenamiento de materiales

El almacén, físicamente hablando es el edificio o parte del mismo, el cual es destinado a al resguardo de la mercancía con la que cuenta la empresa, en otras palabras, es el espacio físico en el cual se guarda los distintos materiales de la empresa.

La organización de un almacénes una necesidad para cualquier empresa sin importar la función de la misma. Independientemente de lo que se requiera guardar en el almacén, el mismo debe permanecer siempre ordenado, es importante que los productos estén organizados, según su tipo, función o según las políticas de la empresa, con el fin de que sean fáciles de ubicar sin importar que tan grande sea el almacén. Encontrar un buen lugar para almacenar todos los elementos que requiera la empresa, ayuda a la optimización del espacio y al manejo de los mismos, evitando así cualquier tipo de complicación y pérdida de tiempo innecesaria. Las estrategias para la organización del almacén ayudan a mantener un registro de todo lo que allí se encuentre, facilitando así la petición a tiempo de los materiales necesarios para la empresa cuando estos escaseen, facilitar el control de las entradas y salidas de mercancía del mismo y evaluar la productividad tanto del departamento como de los empleados.

Ubicación de los almacenes

La ubicación del almacén desempeña un papel importante en determinadas estrategias en cuanto a la entrada y salida de mercancía se refiere,esta puede agilizar o complicar el tanto el despacho como la recepción de productos.

Ubicar de forma correcta los almacenes a lo largo de una cadena de suministro es una decisión importante que da forma, estructura y conformidad al sistema logístico. Para decidir la ubicación del almacén se debe tener en cuenta principalmente cuatro factores, primero el acceso al transporte, segundo la proximidad con el cliente, tercero la disponibilidad de la mano de obra y cuarto lo costes de la mano de obra. De hecho, el costo de transporte es el principal punto que se debe tomar en cuenta. Ya que este puede representar una gran inversión en activos fijos, los cuales muy difícilmente serán compensados a corto o mediano plazo.

Es conveniente mencionar que cuanto mayor sea el número de almacenes disponibles, menor será los niveles de mercancía en tránsito, ya que para atender al cliente el tiempo total de los productos en tránsito se reduce.

Movimiento en los almacenes

En una empresa el área de alancen es la que más movimiento genera junto a los pisos de ventas, según sea el caso; todos estos movientes deben ir acompañados del control de flujo de materiales. Existen distintos tipos de movimientos en un almacén, los más frecuentes son:

Las entradas de mercancías, las cuales incluyen movimientos de entrada de productos recibidos como resultado de un pedido, una orden de fabricación o por otros motivos como la devolución de un pedido.

Otro movimiento común se la salida de mercancía, la cual disminuye el inventario total, ya sea para el picking de la misma, para el consumo interno de la empresa o para el despacho directo a un cliente, proveedores o sucursales que dependientes.

Y por último se tiene el denominado traslado o reubicación de mercancía, que comprende el traslado de la mercancía desde el lugar de recepción al lugar del almacén donde será ubicada, además del traslado de un almacén y la reubicación de la mercancía ya almacenada a otro lugar distinto dentro del mismo almacén.

Factores de productividad en los almacenes

La productividad es la relación entre la producción obtenida por un sistema de producción o servicios y los recursos utilizados para obtenerla. Frecuentemente en las empresas esta se calcula dividiendo productos entre insumos (trabajo). Otrométodo para calcular la productividad de un almacén, es dividir el número de unidades despachadas en un  periodo especifico, entre el costo total.La eficiencia operativa se calcula dividiendo las unidades producidas en un tiempo dado por las horas empleadas.

Se puede considerar un alancen como una empresa en la cual difícilmente se preparan dos pedidos iguales, y el funcionamiento pleno del mismo está regulado principalmente por cuatro factores, primero por el nivel de automatización o tecnología aplicado al mismo, ya que esto influye en la velocidad con la cual se preparan los pedidos, se generan informes y fluye la información.

El segundo, es el recurso humano y su nivel de adaptación y aprendizaje, que tan rápido se adapta el personal disponible a una nueva tarea, al cambio de funciones, al trabajo en equipo o trabajo bajo presión. Factores que influyen en el desempeño de cada función en específico e indirectamente en el del almacén en general.

El tercer factor es la implantación, coordinación y puesta en marcha de las instalaciones que conforman el almacén, este factor es clave para el desempeño de las operaciones, ya que el mismo se basa en llevar al máximo las instalaciones y en las peores condiciones posibles según los parámetros de diseño; en ese punto es cuando realmente aparecen los problemas. Lógicamente la puesta en marcha necesita una correcta planificación de las pruebas a realizar y de los recursos necesarios (tanto humanos como materiales). 

El cuarto factor son los fallos organizativos, se considera en algunas empresas que se pueden subsanar los fallos de organización actuales o de proceso con una nueva instalación. Sin embargo, el automatizar procesos no definidos correctamente puede provocar el caos. Por lo que es necesario incluir en el análisis funcional los problemas actuales tanto organizativos como de proceso, con el fin de queno se vuelvan a repetir y menos incrementar dichos errores.

Seguridad en los almacenes

La seguridad en un almacén sin importar lo que en él se resguarde, es responsabilidad de los coordinadores, demás personal que allí laboren y visitantes. Las normas y reglas de seguridad del almacén deben estar avaladas por la política de seguridad de la empresa, estas se elaboran con el fin garantizar una gestión de inventario mejorada, alcanzar una mayor prevención de pérdidas (por robo o merma), resguardar los activos e instalaciones y proteger a las personas, las cuales son los pilares principales en los cuales se fundamenta la incorporación satisfactoria de la seguridad en el interior y exterior de los almacenes.

Clasificación de repuestos y materiales

En un almacén se clasifican los productos y repuestos según los estándares preestablecidos en las políticas de almacenamiento de la empresa; la clasificación depende directamente de las funciones y los tipos de materiales que se manejen en la misma, sin embargo generalmente tienden a clasificarse según su naturaleza, tales como productos perecederos o no precederos, según su importancia, como material que debe adquirirse necesariamente al fabricante del equipo (Suelen ser piezas diseñadas por el propio fabricante), material estándar o consumibles, según sus características o tamaño con el fin de facilitar su almacenaje,  según su demanda, su criticidad del fallo, Frecuencia de consumo, plazo de aprovisionamiento, recomendaciones del fabricante, entre otros.

Codificación y standarización

Debido a la cantidad de mercancía que se maneja en un almacén, se vuelve necesario asignar a cada producto un código, el cual facilite la ubicación e identificación de la misma; dicho proceso se conoce como codificar.

Una codificación debe cumplir ciertas condiciones, tales como que sea fácil de teclear o recordar, que cada código sea único para cada producto y cada código debe tener relación con los productos del mismo tipo.La codificación depende de la tecnología con la que cuente la empresa, la misma se puede realizar por el código de barra que se incluye en el producto durante de su fabricación o por sistemas informáticos más avanzados como la tecnología identificación por radio frecuencia.

Se debe partir desde la idea que no todos los espacios son iguales, hay almacenes que cuentan con espacios muy reducidos y otros en cambio más amplios. En los almacenes donde los espacios son divididos como: lavandería, bodega y oficina se debe tener un orden diferente a los almacenes donde se encuentra un solo espacio para todo.

Básicamente la estandarización de almacenes se trata sobre la base de que sin importar el tamaño la organización debe ser igual en todos los almacenes, dándole a cada uno su toque especial desde sus propias iniciativas.

Por otro lado, la estandarización de productos es un método eficiente de reducir costos e incrementar la calidad. Al minimizar las diferencias entre tus productos, puedes incrementar su producción rápidamente, optimizar la distribución, reducir los costos de las materias primas y reforzar la marca del producto. Las mejores estrategias de estandarización de productos te permiten equilibrar la necesidad de una adaptación dirigida con el ahorro de costos de la estandarización.