Administración de materiales

Administración de materiales

 

Aspectos generales de la administración de materiales

Hoy en día, con la globalización empresarial en pleno auge, los mercados nacionales e internaciones se han vuelto más competitivo que hace una década atrás, por lo que  es de vital importancia para una empresa contar con excelentes sistemas de inventarios y control de materiales, para así poder evitar o responder en caso de problemas cotidianos tales como retraso en los pedidos, altos costos de almacenamiento, perdida innecesaria de materiales, entre otros. Por lo que también se hace necesario la adopción de distintas técnicas que ayuden al paso de los materiales de un departamento a otro a lo largo del proceso de todo el proceso de producción.

Entonces, se puede definir a la administración de materiales como un conjunto de métodos que permitenplanificar y controlar el flujo de materiales dentro y fuera de la organización, desde que se elabora la orden de compra dela materia prima hasta que se hace entrega de los a los clientes de los productos finales.

A pesar de que este concepto es relativamente nuevo y aplicado a grandes empresas, el mismo se remonta a las épocas de las cavernas, cuando nuestro antepasados aplicaban tácticas para preparar y conservar alimentos o distintos materiales como la madera, para luego usarlas en tiempo de escases y así garantizar la sobrevivencia de su aldea. Es decir, usaban distintos métodos y técnicas para la obtención, preparación y conservación de los diferentes materiales que usaban, para lograr un objetivo común.

Esta labor tanto en la época de las cavernas como hoy en día es una tarea que se realiza en grupo, ya que cada elemento de la cadena de producción influye sobre el producto final de empresa y el objetivo de la misma.

 

La orden de compra y la detección de necesidades.

Todas las empresas sin importar su tipo o mercado en el que se incursione, necesitan adquirir recursos y materiales para poder llevar a cabo sus operaciones, dicha labor es delicada ya que representa la adquisición de costos para la empresa y pone a la disposición de trabajadores los recursos monetarios de la misma. Generalmente, las empresas han para satisfacer esta necesidad crear un departamento llamado departamento de compra el cual es responsable de emitir las ordenes de compras.

Una orden de compra es un documento que emite la empresa, generalmente va dirigida a los proveedores de la misma, dicho documento debe contener ciertos datos tales como nombre, dirección, teléfono, fax y rifde la compañía que hace el pedido y del proveedor que atiende el mismo, así como también el número de orden de compra, fecha del pedido y fecha de entrega requerida, términos de entrega y de pago, cantidad y descripción de artículos solicitados, costo total de la orden de compra, el cual incluye costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados y por último la firma autorizada para emitir la misma.

Un aspecto importante para generar una orden de compra esla detección de necesidades, para llevar a cabo este proceso es necesario consultar al encargado de cada departamento y a los supervisores en general, una vez hecho esto, queda bajo la responsabilidad del departamento de compra y de los gerentes competentes ajustardichas solitudes al presupuesto de la empresa destinado para tales fines, con el fin de obtener los recursos necesarios que garanticen el pleno desempeño de cada departamento como unidad y de la empresa en general.

Entonces se puede decir que la detección de las necesidades es el proceso mediante el cual unen esfuerzos los encargados de los diferentes departamentos para hacerle saber a los gerentes, los recursos (humanos y materiales) que necesitan para el pleno funcionamiento de su unidad, los mismos en coordinación con el departamento de comprar o finanzas, basándose en distintos factores tales como el presupuesto de la empresa, la necesidad de cada departamento y de la organización en general, destinan una cierta cantidad de recursos monetarios para atender dichas necesidades, con el objetivo de mantener el pleno funcionamiento de la empresa.

 

Análisis de valor

El análisis de valor de un producto o servicio, se realiza una vez el mismo es adquirido por la empresa, y es un proceso que se suele realizar con la colaboración de un equipo multidisciplinario, los cuales tienen interacción de manera directa o indirecta con la adquisición,  el mismo es el resultado de dividir con que eficacia y eficiencia el producto o servicio logra su función entre su costo de adquisición.

 

Comparación entre múltiples y pocos proveedores.

Toda empresa que necesite bienes y servicios externos, debe decir una estrategia para obtener los mismos, la misma debe elegir si negociar con múltiples proveedores, de tal forma que compitan entre ellos para llevar a cabo la orden de compra, u optar por tener solo unos pocos proveedores con los cuales se establezca una relación a largo plazo.

Si la empresa decide aplicar la estrategia de tener muchos proveedores, los mismos responderán a una solicitud de cotización, considerando las demandas y especificaciones de la empresa, y el pedido generalmente se otorga al proveedor que tenga la oferta más baja; con el uso de esta estrategia la empresa deja en manos del proveedor el costo de entrega, experiencia para pronosticar y en ocasiones hasta las exigencias de los compradores.

Por otro lado si la empresa decide tener pocos proveedores, esta estrategia permite establecer relaciones a largo plazo con los mismos, lo que permite que entiendan los grandes objetivos de la empresa y de los clientes de la misma, además con el tiempo se tienden a crear economías a escalas y atreves de la experiencia tienden a reducir los costos de transportes y de producción.
Como pro y contras podemos mencionar:

• Con múltiples proveedores los costos de arranques y gestión son mayores.
• Con pocos proveedores se obtiene los beneficios de las grandes relaciones.
• Con múltiples proveedores existe mayor riesgo en rebasar el tiempo previsto y de inactividad en proyectos grandes, debido a la complejidad en el manejo de interfaces de un proveedor a otro.
• Con pocos proveedores es mucho más factible aplicar distintas técnicas de producción como el justo a tiempo.
• Con múltiples proveedores se tiene acceso más rápido al talento.
• Con pocos proveedores se pueden segmentar los mismos en estratégicos o especialistas.
• Con múltiples proveedores es más sencillo utilizar las mejores capacidades de cada proveedor.

 

Calificación de proveedor único Relaciones de alianza comprador-proveedor

Una empresa clasifica como proveedor único, a aquel que ofrece un producto o un servicio que más ningún otro proveedor puede. Se trata de un distribuidor o fabricante exclusivo; Tal vez exista más de un proveedor en el mercadoque cuente con el materialo servicio, sin embargo el resto no cumplen con las pruebas de calidad de los productos o con las evaluaciones de los sistemas de control aplicados.

Este tipo de proveedor es frecuente cuando la empresa requiere una marca específica, distribuida exclusivamente, para garantizar la compatibilidad con instalaciones que ya están operando o cuando se requiere un repuesto específico para un equipo ya instalado, el cual es fabricado o distribuido exclusivamente y no tiene sustituto posible.

Hoy en día, en el mundo empresarial, es de gran importancia tener presente realizar  alianzas estratégicas; las mismas son consideradas como un factor crucial para lograr una ventaja competitiva.
Las relaciones en las alianzas comprador – proveedor, muestra claramente un ejemplo del viejo dicho que dice "en la unión esta la fuerza", además demuestra notoriamente la amplia aplicabilidad del modelo de abastecimiento equilibrado en compañías de todo tipo de género.

Este tipo de alianzas genera múltiples ventajas tales como:

• Tanto el comprador como el proveedor son responsables del control de calidad del producto y operaciones.
• Ambas partes deben ser independientes y respetar esa independencia.
• El comprador debe notificar al proveedor de forma clara y precisa sobre los pedidos que requiera.
• El contrato entre ambas partes debe incluir detállamele la calidad, cantidad, el precio, las condiciones de entrega y la forma de pago del producto o servicio que se especifica, así como también los sistemas y procedimientos para solucionar diferencias entre ambos.

Como desventajas de estas alianzas se puede decir que las mismas generan para alguna de las dos partes la pérdida de control de algunas funciones, además se presenta desconfianza por el flujo de información hacia "el extraño" e incomodidad porque "otro" va a conocer sus secretos laborales. Si no se controla eficientemente la desconfianza y el egocentrismo empresarial, cualquier intento de alianza será un fracaso.

 

Compras justo a tiempo

Las compras justo a tiempo, son basadas en un proceso de gestión de producción el cual ajusta la elaboración al consumo, fabricando el producto requerido en el momento apropiado y en la cantidad solicitada.

Bajo este proceso de compra, la empresa continúa de forma normal con sus procedimientos de adquisición, de igual manera debe contratar proveedores, negociar los contratos, generar órdenes de compra, controlar su cumplimiento de las mismas, el cambio más grande que debe realizar es en la cadena de producción, en la cual un producto es enviado hacia un puesto de trabajo sólo cuando la orden ha sido emitida por este puesto de trabajo.

Este método de producción tiene como  objetivo principalsatisfacer la demanda real del público consumidor, al mismo tiempo que minimizar los tiempos de entrega, la cantidad de mercancías almacenadas y los costos. Permitir que sea el mercado quien lleve el control de las ventas, es decir que sea el pedido el que ponga en marcha la producción, y no la producción la que se ponga a buscar un comprador. El fin es poder abastecer al cliente de su pedido previsto, el día previsto, y a un costo mínimo.

Para poder llevar a cabo un proceso de compras justo a tiempo, es necesario tener pocos proveedores y estrechar las relaciones con los mismos, hasta el punto de considerarlos socios, de tal forma que los insumos y materias primas son entregados a la empresa en lotes pequeños con frecuentes pedidos. De esta forma no solo se optimizan las bodegas, sino que también se reduce sustancialmente el trabajo administrativo, como efecto colateral se tiene la reducción de los costos de inventario, participación del proveedor yeliminación de desperdicio.

 

Cadenas de suministro.

La cadena de suministros es aquel sistema encargado de las operaciones, desde la adquisición de la materia prima hasta el despacho de un producto final, la misma está conformada por un conjunto de subsistemas, ordenados de forma continua o paralela, los cuales desempeña una función con respecto al objetivo general de la empresa.

La cadena de suministros depende directamente de las labores que desempeñe la empresa, a pesar de modelos y estándares internaciones, la misma tiende a variar para ajustarse a las necesidades de la empresa, exigencias del cliente, mercado de acción y ubicación geográfica.