Los procesos operativos
de las empresas generalmente se basan en los inventarios de la misma, los
cuales representan una inversión monetaria a cambio de garantizar un control
sobre la disponibilidad de los productos necesarios para la empresa.
Sistema de inventarios
Se conoce como sistema
de inventarios a un conjunto de medidas, técnicas y procedimientos que tiene
como finalidad controlar los materiales y productos con los que cuenta una
organización.
Los sistemas de
inventarios abarcan desde la materia prima que se adquiere hasta los productos
terminados listos para ser entregado a los clientes. Los mismos pueden ser manual
o automatizados y controlan el consumo interno de cada departamento por
separado permitiéndole así a la empresa estimar gastos de producción por
operación y diagnosticar si existe perdida de materiales.
Definición
de inventarios
Un inventario es una
cuantificación numérica de la existencia de los productos con los que cuenta la
empresa en un momento en específico, el mismo incluye materia prima adquirida
para el consumo interno de la misma, productos semi-terminados, maquinaria,
piezas o repuestos, productos listos para la venta, materiales de limpieza,
entro otros. Los cuales son clasificados de acuerdo a los requerimientos de la
empresa y al sistema de inventario usado para el control del mismo.
Propósitos
de los inventarios
Los inventarios tienen
múltiples propósitos en una empresa, entre los cuales se pueden destacar la
independencia de las operaciones, la producción a la variación de la demanda,
permitir flexibilidad en los programas de producción, establecer un margen de
seguridad para afrontar las demoras en la entrega de materias primas y reducir
los costos por las compras de volumen. Otro propósito compensar los tiempos de ejecución más
largos y estabilizar la producción promedio para estaciones de trabajo que
cumplen la misma función. El manejo de la variación de la demanda es un tema
importante en el control de inventarios. Se busca (siempre quesea económicamente
favorable) tener la capacidad de responder a los aumentos en la demanda para no
perder oportunidad en el mercado. Una reserva de seguridad de inventario logra
este propósito. En la planeación de la producción se busca que el inventario
libere al sistema de la presión de sacar un producto. Se permiten así alargar
los plazos de entrega de productos terminados y se bajan los costos por el
tamaño de lotes mayor.
Los retrasos en el
despacho de materias primas pueden resultar muy mal e incluso de tener una línea
de producción. Los problemas más frecuentes en el despacho de productos son las
pedidas, la existencia de productos incorrectos o defectuosos,huelgas de
trabajadores o demoras comunes por problemas en las vías de suministro.
La reducción de costos por las compras de volumen resulta bastante clara.
Colocar un pedido tiene costos administrativos asociados que se reducen al
realizar pedidos más grandes. Dela misma forma, al colocar pedidos grandes se
reducen los costos unitarios de los artículos comprados.
Costos de
los inventarios
En cuanto a los costos
de inventarios se puede decir que evidentemente la existencia de algún tipo de
inventario produce costos asociados al mantenimiento, preparación y las compras.
De todos ellos, el mantenimiento del inventario incurre en los costos más altos.
El mantenimiento del inventario no se refiere solo a los productos o materiales
que se guardan, se refiere también al espacio físico del depósito, a los seguros
por daños, robos y manejo del inventario, depreciación, costos de oportunidad e
impuestos. Todos estos costos favorecen el mantenimiento de inventarios pequeños
y de alta rotación. Los costos de preparación se asocian a los cambios en
las características del producto o de la producción. La reducción de costos de
preparación se asocia a una consecuente reducción en los tamaños de lotes de
cada producto. Consecuentemente,la producción de muchos lotes pequeños permite
la reducción del costo de inventario. Este es el objetivo del sistema de
producción justo a tiempo. Los costos de las órdenes y compras son costos
administrativos que también se asocian con el rastreo delos productos de
inventario. Existen otro tipo de costos que se asocia los productos que se
acaban, que faltan o que ya no están disponibles en inventarios. Cuando se
agota la existencia de un artículo se incurre en la pérdida de clientes, de
utilidades o en sanciones por retraso. El retraso en este caso se asocia al
tiempo que tarda en reponerse el artículo.Las pérdidas o costos asociados al
agotamiento de la existencia en inventario son difíciles de estimar y
normalmente son poco más que una conjetura.En la gestión de inventarios se
busca minimizar los costos totales de inventario, producidos por la suma de los
cuatro factores explicados anteriormente.
Tipos de
demanda
Por otra parte para
comenzar a hablar sobre los tipos demandas, es conveniente decir que la demanda
se refiere al pedido o encargo de mercancías, productos o servicios por parte de
un cliente o consumidor. Es de mucha importancia entender la diferencia
entre los dos tipos de demanda, cuya contabilización se usa para determinar las
capacidades del inventario. La demanda independiente se refiere a la demanda de
artículos que no guardan relación entre sí. La demanda dependiente se refiere a
la necesidad de un artículo, que es un resultado directo de la necesidad
existente por otro artículo de mayor nivel y del cual forma parte. La demanda
dependiente se calcula de manera directa, una vez conocida la demanda por el
artículo de mayor nivel. La estimación de la demanda independiente se realiza
con técnicas cualitativas y cuantitativas utilizadas en la gestión de la
demanda.
Según la estrategia de
producción que utiliza una organización, existe un punto en el proceso
productivo en el que la demanda pasa de ser dependiente a ser independiente. En
este punto, llamado punto de desacople de la orden la compañía se hará
responsable por determinar la cantidad de algún artículo necesario y el tiempo
requerido para obtenerlo.Podemos definir cuatro estrategias fundamentales de
manufactura que involucran los sistemas de inventarios: fabricar para
inventario, ensamblar a la medida, fabricar a la medida y diseñar a la medida.
Cada una de estas estrategias implica un manejo
único de cada tipo de inventarios e implica un desplazamiento del punto
de desacople de la orden cada vez más adentro del proceso productivo.
Modelos
de inventario: Punto de pedido
El sistema de
inventarios debe ordenar y recibir los bienes, coordinar la colocación de los
pedidos, rastrear las órdenes de compra, verificar los destinos y las cantidades
del pedido. El sistema de inventarios debe también monitorear y verificar que
los proveedores hallan recibido el
pedido, que han despachado un pedido, que las fechas son las adecuadas y debe
tener mecanismos para hacer nuevos pedidos y para el manejo de errores.Existen
dos tipos de modelos de inventario: los de cantidad fija de pedido y los
de periodo de tiempo fijo de pedido. El primer tipo de modelos se dice que es impulsado por
un evento, mientras que el segundo es impulsado por el tiempo. Para un modelo de
cantidad fija de pedido se colocan pedidos en función de un evento. Un evento
puede producirse, cuando la cantidad de inventario restante llega hasta un punto
predeterminado; allí es donde entra en juego lo que se conoce como el punto de
pedido.
El punto de pedido es
un límite inferior de mercancía, considerado por los en cargados de almacén
para realizar un pedido, es decir es un método de reaprovisionamiento continuo,
en el que se emite una orden de compra cuando los inventarios decrecen hasta un
cierto limite previamente planificado al cual se le conoce como "punto de
pedido".
Cantidad a pedir
La cantidad de insumos
requeridos cuando la existencia de productos en un almacén llega a un punto de
pedido, es lo que se conoce como "Cantidad a pedir”. Esta se controla
continuamente en función del tiempo y del consumo, la misma se regula con el
fin de establecer dicho pedido de forma periódica y constante en el tiempo.
La misma debe ser precisa
para no sobrepasar la capacidad de almacén, lo que provocaría perdidas
innecesarias, pero suficiente para garantizar el insumo de materiales a la
cadena de producción durante un tiempo predeterminado, recordemos que administrar
inventarios es encontrar un punto de equilibrio razonable entre mantener mucha
o poca mercancía y los costos que ambos extremos suponen.
Tiempo de
reposición
Se entiende como tiempo
de reposición, al plazo que existe entre la detección de la necesidad por la
adquisición de algún material y el momento en que este llega físicamente al
almacén; Es decir es el intervalo de tiempo que pasa entre la generación de la
necesidad hasta que el material se encuentra a disposición en el almacén.
El tiempo de reposición
está compuesto porel tiempo de entrega del proveedor, el tiempo que el empleado
responsable tarda en detectar la necesidad, el tiempo que el departamento de
compras tarda en gestionar la orden de compra, el tiempo que tarda los
responsables del presupuesto de la compañía en la aprobación final de dicha orden, el tiempo
en posicionar la mercancía en su lugar de destino, sumado a al tiempo de espera
entre cada una de estas operaciones y al tiempo perdido en caso de ocurrir
alguna eventualidad fuera de lo planificado.
valor de
los inventarios
El valor de un
inventario es el monto en relación a una moneda que se obtiene luego de aplicar
un método específico de valoración de inventarios a una cierta cantidad de
productos a disposición, en un punto de tiempo o periodo específico.
Determinación
de costos de gestión de inventarios
Existen distintos métodos
para la valoración de un inventario entre los más populares se tienen el sistema
de Primeras entradas primeras salidas o PEPS, el cual consiste en considerar las
unidades que salgan del almacén, al mismo precio con el que se le dio entrada;
otro sistema de valoración es el de Últimas entradas primeras salidas o UEPS, en
el cual el costo de ventas quedará registrado por los precios de costo más
altos, disminuyendo así la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el
monto monetario de los inventarios, el cual aparecerá valorizado a los precios
más antiguos.
Todo inventario sin
importar su naturaleza conlleva costos asociados al mismo, uno de ellos es el
costo de gestión, el cual es el costo monetario invertido en determinar la cantidad suficiente de insumos, productos en proceso y terminados
para satisfacer la demanda del producto, facilitando las operaciones de
producción y venta, minimizando los
costos al mantenerlos en un nivel óptimo.
El costo de gestión
está formado por dos elementos, por el costo de adquisición, el cual es igual
al precio de compra por la demanda esperada de producto, o en caso de la
empresa fabricar el producto, se denomina coste total de fabricación, el cual
se refiere al costo unitario del producto fabricado; el segundo elemento es el
costo de almacenamiento, el cual comprende la suma de los costos acarreados por
el alquiler de los almacenes, costos salariales del personal, seguros, energía,
depreciación, costos financieros, etc. Es decir, en general, el conjunto de
costos que supone el mantenimiento de un almacén.
Políticas
de control de inventarios
Las políticas para el control
de inventarios, son aquellas que establecen las directrices bajo las cuales
se definirán y desarrollaran los
procedimientos para la planeación, ejecución, investigación y ajuste de
diferencias a los inventarios realizados por la administración de la compañía.
Las mimas deben ser revisadas periódicamente con el fin de ajustarlas a las
necesidades reales de la compañía.
La correcta elaboración
y aplicación de las políticas para el control de inventarios, contribuye
notoriamente a incrementar la rentabilidad de la gestión, si se basan en la
premisa de que cuanto menor sean el costo logístico más eficiente será el
proceso.
Políticas
de reemplazo
La política de
reemplazo, son los pasos, requerimientos y normativas que elabora empresa para
reemplazar partes o productos que hayan fallado, la misma debe especificar
cuando los reemplazos se efectúan de forma interna o de forma externa
involucrando a agentes externos a la compañía como proveedores o clientes.
La misma debe estar
adapta a la aplicación de tecnologías. Es por ello que la empresa debe adoptar una
metodología de análisis enfocada a lograr la máxima disponibilidad de los
equipos e instalaciones, a través de estrategias efectivas que conduzcan al
balance óptimo en la relación costo-beneficio.
Las políticas de
reemplazo más usadas son las de reemplazar el ítem una vez este falla o
reemplazar todos los ítems después de un tiempo prudencial dependiendo el ítem
en cuestión.
A medida que aumenta la
automatización de las empresas y la expansión de las mismas obliga atener más activos
que mantener, y con ello el número de variedad de fallas posibles, así como la
cantidad de repuestos necesarios para reparar estas fallas. Considerando que los
almacenes de repuestos hoy en día son una gran inversión de capital para la
empresa, ya que los mismos están conformados por miles de ítems,algunos de los
cuales no serán utilizados en toda la vida operativa dela planta. Sin embargo,si
no se cuenta con los repuestos necesarios cuando son requeridos, pueden
originarse problemas los cuales pueden llegar hasta paralizar la producción en
general.
Políticas de gestión de repuestos y materiales
La políticas de gestión
de repuestos y materiales, son las pautas previamente establecidas que
mantienen el orden y equilibrio en cuanto a materiales y repuestos existentes
en los inventarios de la empresa, especificando mecanismos para determinar los requerimientos
reales de repuestos y materiales para el pleno funcionamiento de nuestros
activos, y así evitar la caída de disponibilidad de estos en la planta,
evitando al mismo tiempo incurrir en costo innecesarios de comprar y mantener
repuestos que no se necesiten.
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